檔案管理系統(tǒng)解決方案-運籌軟件

（一）、檔案收集

1、文件管理

在兼職檔案管理收集整理檔案之前，提供業(yè)務(wù)員新增、批量錄入、修改、批量修改、刪除、四性檢測、組件、關(guān)聯(lián)、移動、復(fù)制、無條目掛接、看圖著錄、完整性檢測、Excel 導(dǎo)入/導(dǎo)出、瀏覽等功能，支持電子文件的上傳、修改、刪除、批量下載和瀏覽等功能，收集具有保存利用價值的文件，整理完畢，通過提交操作，提交至兼職檔案管理員。

2、整理歸檔

提供兼職檔案管理員進行收集整理，支持項目級、案卷級和文件級的整理方式，并提供案卷級及文件級基本信息的手動新增、Excel 導(dǎo)入/導(dǎo)出、批量錄入、模板著錄、修改、批量修改、刪除、打印、復(fù)制、移動、關(guān)聯(lián)、組件、編號、無條目掛接、看圖著錄、完整性檢測、四性檢測、瀏覽、歸檔等操作；支持文件級組卷、插件、拖拽調(diào)整順序、Excel 導(dǎo)入/導(dǎo)出等功能；可進行多個電子文件的上傳、大文件上傳、文件夾上傳、批量下載、掃描和全文瀏覽功能， 對于整理完畢的文件可以提交歸檔。

3、檔案接收

檔案管理人員按照歸檔年度，檔案門類檢查收集到的檔案，確定是否需要接收，接收前可進行四性檢測操作，對在接收范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進行接收操作，并提供打印、Excel 導(dǎo)出功能，對不在接收范圍內(nèi)的電子檔案執(zhí)行退回操作，并提供退回原因的填寫，退回的檔案標(biāo)紅展示。

4、掛量掛接

一次將多個電子全文與數(shù)據(jù)庫中的文件目錄建立對應(yīng)關(guān)系，適用于數(shù)字化加工形成的大批量電子全文與系統(tǒng)中檔案條目的批量對接。提供客戶端掛接和服務(wù)端掛接兩種方式，支持 zip 包格式、文件夾方式的掛接，掛接完成后生成掛接批次，可查看掛接日志，并伴有掛接消息提醒，支持掛接日志刪除和掛接日志和全文刪除的維護功能。

5、數(shù)字化加工

負(fù)責(zé)數(shù)字化加工掃描。實現(xiàn)整卷掃描和單件掃描功能，對某一案卷整卷掃描時，支持對掃描形成的掃描文件按該案卷各卷內(nèi)文件的頁數(shù)進行切分形成多份電子全文分別掛接到相應(yīng)的卷內(nèi)文件，支持預(yù)檢、條目修改、瀏覽功能。掃描提供圖像裁剪、遮蓋、自動糾偏、手動糾偏、合并及位置調(diào)整等功能。

6、個人資料庫

個人庫中用戶可管理個人資料，個人資料庫中我的資料顯示個人庫中所有類型文檔，我的資料下面細(xì)分為二個文檔類型：我的新增、我的收藏。我的新增提供資料的新增、無條目掛接、修改、看圖著錄、全文上傳、Excel 導(dǎo)入、共享/撤銷共享和瀏覽功能；我的收藏提供瀏覽和取消收藏功能。

7、部門資料庫

檔案管理員管理本部門資料，左側(cè)結(jié)構(gòu)樹初次加載顯示單位和單位內(nèi)部門，第二及后續(xù)節(jié)點由登錄者自己手工添加分類。一個用戶可以設(shè)置維護多個部門的權(quán)限。提供資料的新增、修改、批量修改、刪除、打印、復(fù)制、全文上傳、轉(zhuǎn)檔案、無條目掛接、看圖著錄、Excel 導(dǎo)入/導(dǎo)出、發(fā)布功能。

發(fā)布資料庫檢索模塊下可見情況：

①到所有部門，所有部門人員在資料庫檢索模塊下可見

②發(fā)布到本部門，僅本部門人員在資料庫檢索模塊下可見

③發(fā)布到其他部門，則被選中的部門成員在資料檢索模塊下可見。

8、檔案移交接收

顯示各全宗單位移交的數(shù)據(jù)，全宗下對應(yīng)檔案類型已有移交條目的顯示檔案類型，沒有移交的數(shù)據(jù)則不顯示該，若該全宗下沒有移交的檔案，則該全宗不顯示，并提供移交數(shù)據(jù)的瀏覽、修改和導(dǎo)出功能。

9、歸檔審核

部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案室領(lǐng)導(dǎo)對提交歸檔申請的檔案條目進行審核接收，不合格的數(shù)據(jù)支持退回， 并填寫退回原因，支持?jǐn)?shù)據(jù)的瀏覽、打印和修改操作。

（二）、檔案管理

1、檔案整

提供檔案管理員對于各部門提交歸檔的數(shù)據(jù)，可以進行補充新增、編號、Excel 導(dǎo)入/導(dǎo)出、批量錄入、模板著錄、修改、批量修改、刪除、打印、復(fù)制、移動、關(guān)聯(lián)、組件、無條目掛接、看圖著錄、四性檢測、瀏覽、文件上傳、裝盒、入庫、數(shù)據(jù)檢測等操作。支持項目級、案卷級和文件級的整理方式。

2、檔案盒管理

根據(jù)紙質(zhì)管理方式，結(jié)合系統(tǒng)完成電子化裝盒過程。另可對檔案盒進行拆盒、盒信息修改、瀏覽、檢索等功能，支持盒目錄的打印功能。

3、檔案移交

提供檔案移交功能，跨全宗移交，用戶把已整理好的檔案，移交到另一個全宗去保管或者利用。檔案移交流程支持工作流，通過任務(wù)跟蹤可查看工作流流轉(zhuǎn)信息。提供移交任務(wù)的新增、修改、刪除、打印、調(diào)檔操作，支持移交數(shù)據(jù)的導(dǎo)出功能。

4、專題組織

可新增專題條目、維護專題條目信息，包括修改和刪除、發(fā)布/撤銷發(fā)布有需要的專題條目，已發(fā)布的專題可在專題檢索中利用。另支持專題條目的檢索。

5、載體管理

提供新增組盤操作，用戶可按全宗、檔案類型，年度、保管期限等條件進行組盤。提供載體下載和刪除功能，可通過脫機瀏覽。

6、監(jiān)督指導(dǎo)

提供檔案指導(dǎo)員對各全宗的檔案條目以批次進行監(jiān)督指導(dǎo)。提供指導(dǎo)數(shù)據(jù)的標(biāo)記/取消標(biāo)記、四性檢測功能，可填寫指導(dǎo)意見。

7、指導(dǎo)反饋

提供檔案指導(dǎo)員查看對檔案條目指導(dǎo)的批次及被指導(dǎo)全宗相關(guān)業(yè)務(wù)人員的回復(fù)意見，可進行指導(dǎo)意見的溝通操作。

8、指導(dǎo)意見

提供被指導(dǎo)全宗相關(guān)業(yè)務(wù)人員以批次的形式查看指導(dǎo)意見或?qū)σ庖娺M行溝通，并可根據(jù)指導(dǎo)意見對條目進行修改。

9、交接審核

檔案管理員在確認(rèn)數(shù)據(jù)完成整理之前，需由部門領(lǐng)導(dǎo)進行確認(rèn)，為了保證數(shù)據(jù)的安全性， 在這一過程中檔案管理員將入庫的檔案提交領(lǐng)導(dǎo)審核，生成交接登記表，并簽名簽章，提供歸檔移交、審核不通過和刪除交接批次操作，審核不通過時，需填寫原因，并標(biāo)紅展示。

10、我的交接單

檔案管理員提交領(lǐng)導(dǎo)審核過程中，未操作完成的交接單，可在我的交接單模塊瀏覽生成的登記表或進行簽名簽章操作，提供交接批次明細(xì)的查看和批次刪除操作。

11、移交進館

檔案管理員對可移交上報到檔案館的數(shù)據(jù)進行整理，提供進館任務(wù)的新增、修改、刪除及數(shù)據(jù)準(zhǔn)備操作，并提交領(lǐng)導(dǎo)審核，確定之后方可通過數(shù)據(jù)導(dǎo)出移交數(shù)據(jù)包，移交給檔案館。支持進館任務(wù)的流程跟蹤功能。

12、抽樣檢查

提供對各個類型的電子文件按照抽取百分比和題名進行抽檢的功能。支持抽樣任務(wù)的新增、修改、刪除、打印功能，檢查后，并根據(jù)抽樣結(jié)果生成“電子檔案管理登記表”，提交審核后由審核用戶進行審核簽名。

13、抽樣審核

針對抽樣檢查生成的“電子檔案管理登記表”進行審核簽名操作，支持審核任務(wù)的瀏覽、刪除操作。

（三）、檔案鑒定

1、開放鑒定

系統(tǒng)對非涉密檔案提供開放鑒定功能，由單位檔案管理員對本單位的檔案進行開放鑒定， 提供鑒定任務(wù)的新增、修改、刪除、打印、明細(xì)調(diào)檔/移除、明細(xì)鑒定/批量鑒定功能，支持工作流，跟蹤查看工作流流轉(zhuǎn)信息，流程辦結(jié)后，根據(jù)意見執(zhí)行鑒定生效操作。鑒定結(jié)果包括： 限制、條目開放、條目和全文開放。

2、密級鑒定

伴隨著時間的推移，部分檔案已經(jīng)喪失了保密的價值，在文件轉(zhuǎn)化為檔案的時候，需要對檔案的密級進行重新的鑒定。提供鑒定任務(wù)的新增、修改、刪除、打印、任務(wù)提交、明細(xì)調(diào)檔/移除、明細(xì)單條鑒定/批量鑒定功能，支持工作流，跟蹤查看工作流流轉(zhuǎn)信息，流程辦結(jié)后， 根據(jù)意見執(zhí)行鑒定生效操作。鑒定結(jié)果包括：公開、內(nèi)部、秘密、機密、絕密。

3、處置鑒定

用戶可對本單位到期的檔案進行處置鑒定，提供鑒定任務(wù)的新增、修改、刪除、打印、任務(wù)提交、明細(xì)調(diào)檔/移除、明細(xì)單條鑒定/批量鑒定功能，支持工作流，跟蹤查看工作流流轉(zhuǎn)信息，流程辦結(jié)后，根據(jù)意見執(zhí)行鑒定生效操作，鑒定結(jié)果有：移交、續(xù)存、銷毀。對續(xù)存的

保留原保管期限并更新新的保管期限；鑒定為銷毀的加入待銷毀列表；鑒定為移交的則加入移交進館待調(diào)檔列表，其中針對鑒定為銷毀和移交的明細(xì)可以生成登記表，通過操作列圖標(biāo)可查看對應(yīng)登記表。

4、檔案銷毀

對處置鑒定中鑒定為銷毀的數(shù)據(jù)可以進行銷毀。提供銷毀任務(wù)的新增、修改、刪除、打印、任務(wù)提交、明細(xì)調(diào)檔/移除、瀏覽功能，支持工作流，跟蹤查看工作流流轉(zhuǎn)信息，流程辦結(jié)后， 根據(jù)意見執(zhí)行銷毀生效操作，銷毀生效后實體檔案銷毀，電子檔案不做銷毀，但是需標(biāo)注已鑒定銷毀。

5、處置鑒定審核

針對檔案管理員對生效的處置鑒定單生成的登記表，在“處置鑒定審核”模塊可瀏覽遷移表和銷毀表，并可進行簽名操作。

（四）、全宗卷管理

1、全宗介紹

對全宗基本信息進行記錄?？蔀g覽全宗的基本信息、新增全宗信息、維護全宗信息，包括修改、刪除、上傳電子全文和全文管理。

2、組織沿革

提供組織變革信息記錄?？尚略鼋M織沿革信息、維護組織沿革信息，包括修改和刪除，上傳有關(guān)組織沿革信息的電子全文和全文管理功能。

3、大事記

提供大事記編研操作?？尚略龃笫掠浶畔?、維護大事記信息，包括修改和刪除、上傳有關(guān)大事記信息的電子全文和全文管理。

（五）、數(shù)據(jù)管理

1、數(shù)據(jù)維護

主要用于臟數(shù)據(jù)的清理和錯誤數(shù)據(jù)的快速糾正。本模塊提供檔案管理員快速找到錯誤數(shù)據(jù)并進行修改、批量修改、徹底刪除、改變狀態(tài)及數(shù)據(jù)檢測和四性檢測操作，可進行數(shù)據(jù)編號和瀏覽操作。

2、數(shù)據(jù)導(dǎo)入

系統(tǒng)提供 Excel 數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)全文格式包導(dǎo)入功能，Excel 導(dǎo)入支持多個 sheet 頁一起導(dǎo)入，適用立卷導(dǎo)入。導(dǎo)入完成后生成批次，可查看導(dǎo)入日志和導(dǎo)入記錄，并提供批次信息的刪除和批次和目錄的刪除操作。

3、數(shù)據(jù)導(dǎo)出

提供全文數(shù)據(jù)包的導(dǎo)出，提供導(dǎo)出方案的新增、修改、刪除、導(dǎo)出明細(xì)的調(diào)檔/移除和瀏覽功能，調(diào)檔完成后進行格式包的導(dǎo)出或下載，方便用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份存儲，導(dǎo)出移交。

4、電子全文轉(zhuǎn)換

配合格式轉(zhuǎn)換工具使用，可直接在客戶端查看電子文件轉(zhuǎn)換歷史，分為待轉(zhuǎn)換、轉(zhuǎn)換成功、轉(zhuǎn)換失敗 3 個狀態(tài)，支持轉(zhuǎn)換成功失敗記錄的刪除操作，避免用戶到服務(wù)器查看。

5、索引庫管理

對檔案檢索時的索引庫進行創(chuàng)建，同時為了考慮索引庫的性能優(yōu)化，系統(tǒng)對增量數(shù)據(jù)提供索引庫增量更新、僅重建條目索引、全文門類、數(shù)據(jù)提取、增量數(shù)據(jù)提取功能。

6、回收站

提供回收站功能，可對數(shù)據(jù)進行瀏覽、刪除、還原/全部還原和清空操作。在回收站中徹底刪除的文件無法再恢復(fù)。

（六）、檔案利用

1、綜合檢索

綜合檢索提供類似百度的檢索界面，可以選擇在文件層、案卷層以及全文層中進行模糊關(guān)鍵詞+精確條件檢索，前臺提供 solr 和數(shù)據(jù)庫檢索方式，并可選擇查詢的檔案類型范圍或根據(jù)篩選標(biāo)簽進行查詢結(jié)果篩選。提供相關(guān)詞匯、搜索熱點和大家都在搜等功能，檢索結(jié)果可進行借閱申請、加入收藏夾、加入借閱車及批量打印等操作。且提供資料檢索，對各部門已發(fā)布的數(shù)據(jù)可以瀏覽檢索。檢索各部門已發(fā)布的資料，點擊資料樹上的節(jié)點直接瀏覽，也進行加入收藏操作。

2、專題檢索

檢索由檔案管理員在專題組織中整理發(fā)布的檔案，可點擊專題樹上的節(jié)點直接瀏覽，也可通過關(guān)鍵詞檢索。支持照片瀏覽和音、視頻播放。

3、我的訂閱

系統(tǒng)根據(jù)用戶定義的關(guān)鍵詞，及時推送推薦用戶關(guān)心的檔案信息?？尚略鲇嗛喰畔?，維護訂閱信息，包括修改和刪除。

4、借閱車

提供類似購物車的功能，方便用戶統(tǒng)一借閱檔案?？蓪π枰栝喌臈l目進行借閱申請，或借閱車中的條目移除。

5、借閱管理

提供檔案管理員檔案借閱事務(wù)管理，包括借閱代登記、借閱登記、借閱單授權(quán)出借對電子文件進行按頁或遮擋授權(quán)、提供實體歸還等操作。對于電子借閱的檔案進行強制收權(quán)操作；實體借閱逾期給與借閱用戶和檔案管理臺賬提醒操作，并預(yù)約的實體進行管理。提供借閱報表的打印，借閱單的刪除和流程跟蹤操作，并可查看利用反饋的評價信息。

6、我的借閱單

用戶集中存放自己借閱申請單的模塊。用戶可以查看自己登記的所有借閱單和借閱條目信息。借閱成功后，可以在借閱期限內(nèi)直接瀏覽審批通過的電子全文和進行借閱單續(xù)借申請及借閱條目的再次申請，已審批的借閱單提供利用評價功能，提供借閱報表的打印功能。

7、我的收藏夾

用戶在綜合檢索內(nèi)檢索后，可對條目進行收藏。收藏夾左側(cè)節(jié)點支持右鍵新增分類操作， 便于對收藏的數(shù)據(jù)進行分類，并提供收藏條目的瀏覽、移除和借閱申請功能。

8、年報統(tǒng)計

參考國家檔案局最新發(fā)布的《檔案室基本情況年報》格式制作年報并實現(xiàn)年報數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動檢測、手工修正、打印預(yù)覽、統(tǒng)計結(jié)果另存、提供報表統(tǒng)計年度的保存、刪除和清空操作。

9、檔案統(tǒng)計

根據(jù)用戶需求進行自定義統(tǒng)計報表的展示功能，按照收集、管理、保存、利用四個環(huán)節(jié)進行報表分類打印，并按照各個全宗進行歸檔率統(tǒng)計。報表統(tǒng)計支持柱狀圖、折線圖、餅圖展示， 按照條件進行篩選統(tǒng)計。

10、檔案編研

智慧編研主要是對編研素材、成果進行管理，該模塊提供強大的檔案編研工具，按照目錄創(chuàng)建、素材收集、在線編研、專題統(tǒng)稿四步驟進行，支持編研成果預(yù)覽和導(dǎo)出操作。

11、我的下載

我的下載模塊顯示在綜合檢索內(nèi)批量下載的下載記錄，可在我的下載模塊重復(fù)下載、下載并刪除下載記錄，或者刪除下載記錄。

（七）、流程管理

1、流程審批

系統(tǒng)提供自定義工作流引擎，實現(xiàn)借閱、利用和鑒定環(huán)節(jié)及移交進館的工作流程審批，提供待辦箱的辦理、退回、終止及流程的跟蹤功能；提供已辦箱的任務(wù)查看、撤回和流程跟蹤功能；并輔以信息提醒功能。

2、流程定義

提供各個工作流自定義配置，以圖形化頁面展示，易配置。提供流程新增、修改、刪除、設(shè)計流程、激活或掛起，支持多個流程并存，同一個類型下每次只能啟用一個流程。

（八）、應(yīng)用管理

1、全宗定義

提供用戶對全宗進行維護，包含新增、修改、刪除、全宗的 Excel 導(dǎo)入/導(dǎo)出及 Excel 導(dǎo)入模板下載功能。

2、全宗權(quán)限

設(shè)置單位與全宗的綁定關(guān)系，支持多全宗管理，提供恢復(fù)默認(rèn)值操作。

3、檔案門類管理

對各種檔案的物理表定義和應(yīng)用定義進行維護，包括門類的新增、修改、刪除、復(fù)制、門類與保管期限的綁定以及門類的導(dǎo)入/導(dǎo)出操作，并提供導(dǎo)入的 Excel 模板下載功能。另外提供物理表定義和配置信息管理功能，物理表定義支持元數(shù)據(jù)字典維護功能，包含元數(shù)據(jù)的新增、修改、刪除以及從其它表添加字段功能；配置信息管理包括所有構(gòu)建或按模塊設(shè)置列表、排序、檢索、界面、檔號和報表設(shè)置功能。

4、歸檔范圍定義

根據(jù)單位檔案管理工作要求，維護單位歸檔類目及歸檔范圍信息。包括新增、修改、刪除的維護功能，另外支持歸檔范圍出的復(fù)制、導(dǎo)出/導(dǎo)出及導(dǎo)入模板下載功能，且提供公共歸檔范圍樹，不予刪除。

5、檔案樹定義

維護檔案類型樹，提供檔案樹的新增、修改、刪除和復(fù)制樹功能。樹節(jié)點支持全宗節(jié)點、空節(jié)點、門類節(jié)點、歸檔范圍節(jié)點、靜態(tài)/動態(tài)分類節(jié)點類型，支持分類節(jié)點的拖動調(diào)整順序。

6、公共字典維護

提供邏輯表字段的維護功能，支持字段的新增、修改、刪除、復(fù)制字段、應(yīng)用到門類、創(chuàng)建視圖和對段名稱的檢索。

7、數(shù)據(jù)字典

提供編碼字段以及編碼字段下拉內(nèi)容的自定義，系統(tǒng)支持二級編碼，以及對編碼字段內(nèi)容進行維護。提供編碼的新增、修改、刪除功能。

8、報表配置

根據(jù)不同的檔案類型，對其報表進行新增和維護，支持對報表設(shè)置數(shù)據(jù)源、頁面、分組及排序，支持報表名稱的檢索。

9、模板定義

提供用戶在后臺進行模板維護，前臺案卷層選擇模板后直接組卷。支持新增、修改、刪除基本操作。

10、統(tǒng)計配置

提供檔案統(tǒng)計的配置功能，自定義統(tǒng)計維度，根據(jù)收集、管理、保存、利用進行分類，保存報表的新增、修改、刪除、選擇數(shù)據(jù)源、設(shè)置條件、選擇統(tǒng)計字段、查詢字段以及報表預(yù)覽功能。

11、檢測配置

系統(tǒng)可根據(jù)各檔案類型提供不同的檢測方案配置功能，在檔案管理的各過程中直接根據(jù)配置的檢測方案進行四性檢測。提供檢測方案的新增、修改和刪除功能。

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